به گزارش روابط عمومی سازمان حج و زیارت ، سازمان حج و زیارت پیشتر در اطلاعیه ای به اولویت های حج تمتع آتی و نحوه نام نویسی اشاره کرده بود که متن آن به شرح ذیل است:

الف - جدول زمان‌بندی ثبت‌نام در کاروانها بترتیب اولویت:

- اولویت های اصلی شامل آندسته از دارندگان قبوض ودیعه گذاری تا تاریخ ۳۱ فروردین ماه سال ۱۳۸۶ که قبلاً نسبت به تکمیل اطلاعات و دریافت کد رهگیری از سامانه https://reserve.haj.ir اقدام نموده اند ، می توانند از ساعت ۱۰ صبح روز ۹ اسفند ماه سال ۹۸ به ثبت نام مبادرت ورزند.
این دسته از واجدین شرایط می بایست برای انتخاب کاروان، رزرو و ثبت نام اولیه به سامانه https://reserve.haj.ir مراجعه و پس از آن مدارک لازم را به مرور زمان به مدیر کاروان مربوطه تحویل نمایند.
در صورت عدم مراجعه بموقع رزرو ایشان باطل و ظرفیت خالی کاروان طبق برنامه زمانبندی در اختیار دارندگان سایر اولویت ها قرار خواهد گرفت.
- ثبت نام ذخیره نیز از دارندگان قبوض ودیعه گذاری تا تاریخ ۱۵ اردیبهشت سال ۱۳۸۶ که قبلاً در سامانه https://reserve.haj.irبا تکمیل و بروز رسانی اطلاعات خود کد رهگیری دریافت نموده اند، از ساعت ۱۰ صبح روز ۲۱ اسفند ماه ۱۳۹۸ انجام می گیرد .
فراخوان این دسته از دارندگان قبوض ودیعه گذاری عمومی نبوده و صرفا جهت فراهم شدن امکان مراجعه آنها به سامانه جهت اطلاع از ظرفیت های خالی احتمالی و در صورت تمایل رزرو در این ظرفیت ها می باشد . از اینرو مطلقا ظرفیت جدیدی در سطح استان برای پذیرش این افراد با توجه به شیوه فراخوان متصور نمی باشد و تاکید می گردد که ثبت نام قطعی از این افراد منوط به ظرفیت خالی است.
بدیهی است چنانچه تا قبل از زمان پیش بینی شده ظرفیت کاروانها در هر یک از استان و شهرستان ها کامل گردد، امر ثبت نام متوقف خواهد شد.

توجه مهم: درصورت عدم مراجعه اولویتهای اصلی در زمان مقرر از تاریخ ۲۱ اسفند ماه ۱۳۹۸ ظرفیتهای خالی موجود در کاروانها توسط دفاتر حج و زیارت استانها با فراخوان از اولویتهای ذخیره (دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری تا ۱۵ اردیبهشت ماه سال ۱۳۸۶ ) تکمیل خواهد شد.
1- برابر فراخوان قبلی سازمان حج و زیارت کلیه دارندگان قبوض ودیعه گذاری حج تمتع میبایست با مراجعه به سامانه https://reserve.haj.ir نسبت به تکمیل و بروزسانی اطلاعات و دریافت کد رهگیری اقدام نمایند، از اینرو دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری حج تمتع مربوط به ثبت‌نامهای عمومی سالهای 1360 و 1363 با مبالغ مختلف 000/18، 000/20، 000/25 و 000/27 تومانی می‌بایست قبل از ‌ ثبت‌نام به دفتر حج و زیارت استان مربوطه مراجعه و نسبت به بروزرسانی و یا تبدیل قبض خویش به قبض جدید یک میلیون تومانی (با حفظ سابقه) اقدام نمایند. ضمناً دارندگان قبوض ودیعه‌گذاری 000/800 تومانی مربوط به سالهای 1377 و 1378 نیز با لازم است با مراجعه مستقیم به یکی از شعب بانک ملی و با بهره‌مندی از مزایای مالی مربوطه قبوض خود را به قبض ودیعه‌گذاری یک میلیون تومانی تبدیل نمایند. بدیهی است درصورت عدم طی فرآیند ذکرشده امکان انجام تکمیل اطلاعات، رزرو و ثبت‌نام در کاروان برای دارندگان اینگونه قبوض فراهم نخواهد بود.
2- باتوجه به اینکه ثبت‌نام قطعی در کاروان (پس از ثبت‌نام اولیه) منوط به مراجعه و ارائه بموقع مدارک به مدیر کاروان، پرداخت بخش اول هزینه سفر به میزان بیست و پنج میلیون تومان (بااحتساب اصل مبلغ ودیعه وسود متعلقه) و انجام معاینات پزشکی و اخذ تأییدیه پزشک و نیز واریز باقیمانده هزینه سفر میباشد و از طرفی لازم است تا ظرفیت کاروانها به منظور انجام اقدام بعدی ازجمله برگزاری جلسات آموزشی، ارائه گذرنامه معتبر، درج و ارسال اطلاعات برای اخذ روادید و.... در حداقل زمان ممکن تکمیل گردد؛ لذا چنانچه افراد در زمان مقرر و اعلام شده برای ثبت‌نام قطعی (بر اساس آنچه که در بخش نحوه مراجعه و ثبت‌نام مراجعه کنندگان قید گردیده) ، اقدام ننمایند، رزرو و ثبت‌نام اولیه آنها (به دلیل عدم تکمیل مراحل)، از سوی کاروان قابل ابطال بوده و باقیمانده ظرفیت کاروان در اختیار دارندگان سایر اولویتها قرار خواهد گرفت.
3- پس از سپری شدن مدت ثبت‌نام، ظرفیتهای خالی برابر جدول زمان‌بندی فوق در اختیار اولویتهای ذخیره قرار گرفته و نیز به محض تکمیل ظرفیت کاروانهای هر استان/ شهرستان/ شهر، امر ثبت‌نام در کاروان مربوطه پایان یافته و به هیچ عنوان امکان افزایش وایجاد ظرفیت جدید وجود ندارد.

ب- تاریخ اعلام و درج مشخصات کاروان‌ها در استانها
- فرآیند ثبت نام در کلیه استانها از ساعت ۱۰ صبح روز ۹ اسفند ماه ۱۳۹۸ خواهد بود و اسامی ، نشانی و تلفن دفاتر ثبت نام مدیران و مشخصات کاروانهای حج تمتع در سطح استان، پیش از آغاز ثبت نام قابل رویت خواهد بود.

ج- نحوه مراجعه و ثبت‌نام متقاضیان:
انتخاب کاروان و ثبت‌نام اولیه در کاروانهای حج تمتع سال 1399 از متقاضیان با مراجعه به نشانی اینترنتی زیر و به‌صورت غیرحضوری بوده و متقاضیان می‌بایست ابتدا نسبت به ثبت‌نام اولیه در یکی از کاروانهای استان محل سکونت خود مبادرت کرده و سپس به مرور زمان به مدیر کاروان‌ مربوطه مراجعه و پس از تحویل اصل قبض ودیعه‌گذاری خود به مدیر کاروان سایر مراحل ثبت‌نام را (از قبیل تحویل مدارک، واریز بخش اول هزینه سفر، انجام معاینات واخذ تائیدیه پزشکی و واریز باقیمانده هزینه سفر) بموقع پیگیری و نهایی ‌نمایند.
.https://reserve.haj.ir

د‌- مدارک مورد نیاز به هنگام مراجعه به کاروان بمنظور قطعی نمودن رزرو ثبت‌نام:
– اصل قبض ودیعه‌گذاری اولیه
– کارت ملی
توجه: تحویل سایر مدارک موردنیاز ازقبیل گذرنامه معتبر و عکس پس از ثبت‌نام توسط مدیرکاروان به متقاضی اعلام خواهد شد؛ تأکید می‌گردد نسبت به آماده‌سازی این مدارک از هم اکنون اقدام لازم معمول شود.

ذ‌- نحوه پرداخت هزينه تشرف:
هزینه قطعی سفر هر کاروان بر مبنای مخارج ارزی و ریالی برای هر زائر محاسبه و مبلغ نهایی آن برای هر کاروان درج و در دو مرحله، بخش اول۲۵۰ میلیون ریال (بااحتساب اصل مبلغ ودیعه‌گذاری وسود متعلقه) و بخش دوم مبلغ باقیمانده هزینه سفر(که زمان دریافت آن از طریق مدیر کاروان به زائر اعلام میگردد) اخذ خواهد شد. از آنجایی که ودیعه یک میلیون تومانی اولیه که در هنگام ثبت‌نام توسط افراد پرداخت شده است، به صورت علی‌الحساب بوده؛ لذا زائرین محترم می‌بایست پس از ثبت‌نام وتحویل مدارک به کاروان، بلافاصله با مراجعه مجدد به سامانه فوق و درج اطلاعات مورد نیاز نسبت به رویت مبلغ قابل پرداخت (بخش اول هزینه سفر) که از طریق درگاه پرداخت الکترونیکی با استفاده از کارتهای عضو شتاب ممکن می‌باشد، بدون نیاز به مراجعه حضوری به شعب بانک ملی هزینه سفر خود را پرداخت نموده و سپس میبایست انجام معاینات واخذ تائیدیه پزشکی را در اسرع وقت دنبال نمایند.
نکات ضروری و لازم
1- انتخاب و ثبت‌نام متقاضی در کاروانهایی میسر خواهد بود که با اطلاعات تکمیل و بروزشده متقاضی در سامانه http://reserve.haj.ir مطابقت داشته باشد (از حیث استان و شهرستان محل اعزام و سایر اطلاعات درج شده از سوی فرد در سامانه تکمیل اطلاعات).
2- متقاضیان پس از قطعی نمودن ثبت‌نام باید رسید مربوطه را از مدیر کاروان دریافت و ضمن مطالعه مندرجات آن، رسید ثبت‌نام را نزد خود نگهداری نمایند.
3- چنانچه متقاضی پس از انجام رزرو و ثبت‌نام قطعی در زمانبندی و مهلت اعلام شده از سوی کاروان نسبت به واریز هزینه‌ سفر اقدام ننماید منصرف از سفر تلقی شده و رزرو وی در کاروان بصورت یک طرفه و سیستمی ابطال میگردد و درصورت تمایل میبایست مراحل را مجدداً در ظرفیتهای خالی کاروانها دنبال نماید.
4- متقاضیان محترم می‌بایست درزمان مربوطه با هماهنگی مدیر کاروان نسبت به مراجعه به پزشک و مراکز پزشکی مورد نظریکه از سوی مدیرکاروان معرفی می‌گردد اقدام و درصورت تأیید استطاعت پزشکی مراحل نهایی سفر خود را دنبال نماید؛ بدیهی است درصورت عدم مراجعه به موقع به پزشک و انجام معاینات مربوطه و یا عدم تأیید استطاعت پزشکی، فرآیند ثبت‌نام و اعزام فرد متوقف و فرد دارای اولویت دیگر جایگزین خواهد شد.
5- مدیر کاروان موظف است با هم‌فكري و هم‌کاری سه نفر از افراد برگزیده از سوی زائرين که در اولین جلسه آموزشی انتخاب می‌شوند درخصوص تهيه ملزومات شخصی زائرین نظیر ساک، لباس احرام و سایر موارد ازقبیل نحوه‌ی انتقال به فرودگاه (که به هزينه زائرین خواهد بود) تمهیدات لازم را فراهم نماید. نظارت بر اين‌گونه هزينه‌ها بر‌عهده سه نفر مذکور خواهد بود.
6- متقاضیان اعزام به حج تمتع که در کاروان ثبت‌نام قطعی نموده‌اند می‌بایست درصورت تشکیک به ممنوع‌الخروج بودن خود قبل از تشرف و در فرصت متقتضی با مراجعه به مراکز مربوطه در این باره اطمینان لازم را کسب نمایند. بدیهی است جبران هرگونه خسارات مالی احتمالی در اینخصوص برعهده شخص متقاضی بوده که در هزینه‌های انصراف از سفر لحاظ خواهد شد.
5- گذرنامه:
متقاضیان واجد شرایط در صورت نداشتن گذرنامه بین‌المللی از هم‌اکنون نسبت به اخذ گذرنامه اقدام نمایند. ضمناً متقاضیانی که دارای گذرنامه با تاریخ اعتبار کمتر از 30 دی ماه ۱۳۹۹ می باشند نیز باید نسبت به تمدید و یا تعویض گذرنامه خود اقدام نمایند؛ همچنین به اطلاع می‌رساند که همانند سال‌های گذشته با تعامل و همکاری مجدانه ادارات کل گذرنامه ناجا، امور مربوط به گذرنامه حجاج از طریق دفاتر پلیس + 10 در کوتاه‌ترین زمان ممکن قابل انجام خواهد بود، ازاینرو زائرین محترم می‌بایست حداکثر تا اوایل اردیبهشت 1399، پیش‌بینی تحویل گذرنامه خود به مدیر کاروان را بنمایند.
ر‌- نحوه دريافت وجه قرباني زائران:
پس از توافق با بانك توسعه اسلامي در عربستان و نهايي شدن وجه قربانی، مراتب از طریق کاروان به اطلاع زائرین خواهد رسيد تا نسبت به واریز آن به حسابی که از سوی سازمان به آنان اعلام می‌شود، اقدام نمایند.
ز‌- واگذاری قبوض:
ودیعه‌گذارانی که به هردلیل امکان تشرف را نداشته و قصد واگذاری قبض خود را به دیگری دارند میتوانند با مراجعه به سامانه زیر و سپس از طریق دفاتر زیارتی انتخابی(در سامانه مربوطه) درخواست خود را پیگیری نماینذ. در ضمن افرادی در این سامانه افرادی که قصد دریافت قبض را دارند نیز امکان ثبت درخواست و پیگیری خواهند داشت.
https://tasharof.haj.ir
س‌- شرايط تشرف مشمولين وظيفه، نظاميان، مقامات و مديران دستگاه هاي دولتي:
شرايط خروج از كشور مشمولين و نيروهاي نظامي و انتظامي تابع مقررات مربوطه خواهد بود و سفر آن دسته از مقامات و مديران دستگاه هاي اجرايي و نيز فرمانداران و بخشداران كه قبلاً به حج تمتع مشرف شده‌اند تابع مفاد بخشنامه شماره 61689/481 مورخ 4/10/84 دبير محترم هيأت دولت خواهد بود.
ش‌- جهت آگاهی بیشتر متقاضیان محترم تشرف:
1- با توجه به اینکه در حج تمتع بسیاری از امور از جمله مسکن حجاج براساس مقررات وزارت حج عربستان سامان‌دهی و به اجرا گذاشته می‌شود و سازمان حج و زیارت برای انتخاب هتل‌ها و یا تقسیم ظرفیت‌ها با محدودیت‌هایی روبروست لذا سرانه زائری اسكان حجاج در مدينه منوره و مكه مكرمه حدود 4 متر مربع و حداکثر اسکان پنج نفر در هر اتاق، با احتساب امکانات داخل اتاق تعیین شده و سازمان حج و زیارت بر این اساس نسبت به تامین محل اسکان حجاج اقدام نموده است.
2- سازمان حج و زیارت تلاش خواهد نمود تا اسکان حجاج در مدینه منوره را در نزدیک ترین هتل ها به حرم نبوی شریف فراهم نماید، لیکن در مکه مکرمه با عنایت به شرایط خاص اسکان، هتلهای مورد استفاده حجاج در مناطق مختلف میباشد که با توجه به بعد مسافت تا مسجدالحرام زائران گرامی برای تشرف به حرم از اتوبوس‌های مخصوص زائران ایرانی که از مناطق مختلف به ایستگاه‌های اطراف حرم تردد می کنند؛ استفاده خواهند نمود.
3- با عنايت به مطالب فوق، هزينه مسكن هر زائر باتوجه به ساختمان محل اسکان در مدينه منوره ومكه مکرمه محاسبه و تعيين گرديده است. بنابراین يكي از دلايل اساسی تفاوت هزينه‌هاي هر كاروان، مكان اقامت آنان در هر يك از دو شهر مذكور مي باشد.
4- گروه‌های قیمتی هتلها بر اساس امتیازبندی انجام شده و هتلهای اجاره شده در مکه مکرمه و مدینه منوره شامل گروه های قیمتی 2الف ،2 ب ، 2ج ، 2د ، 3الف ، 3ب ، 3ج ، 3د می باشد
4- همان‌گونه که اشاره شد تفاوت هزينه‌هاي كاروان‌ها ناشي از اختلاف قيمت اجاره‌بهای مسكن و.... مي‌باشد؛ از این‌رو به متقاضیان محترم توصيه مي‌شود از ابتدا دقت كافي در انتخاب كاروان خود را داشته باشند؛ زیرا به‌دلیل ایجاد مشکلات اجرایی، جابه‌جایی زائر از کاروانی به کاروان دیگر مقدور نخواهد بود.
5- درصورت اخذ مجوزهای لازم از سوی مبادی ذیربط انشاء‌ا.... كليه زائرين مدينه اول از ايستگاه‌هاي پروازي تعيين شده مستقيماً به مدينه منوره اعزام و زائرين مدينه دوم نيز از ايستگاه‌هاي پروازي خود مستقيماً به جده اعزام خواهند شد.